EL CONTROL EN LA COMUNICACION

El control en la comunicación


Introducción:

La comunicación según una definición del diccionario es “un intercambio de ideas, opiniones o información” la palabra clave de esta definición es intercambio que implica que para que exista comunicación entre el empresario y su personal o colegas, aquel no debe limitarse simplemente a hablar, también debe escuchar y asegurarse de que sus instrucciones sean entendidas, así lograra que las personas a quienes se dirige presten atención a sus opiniones.

- El directivo debe utilizar la comunicación como un instrumento
Efectivo para el logro de los resultados buscados.

El logro de objetivos por medio de la comunicación.

1) surgen situaciones en que se debe recurrir a mensajes no rutinarios. También deben elaborarse procedimientos aplicables a situaciones especiales. A veces deben comunicarse ideas o alternativas nuevas al personal o a otros grupos.

2) cuando fuese posible deben establecerse normes de comunicación.
la ventaja de estas normas consiste en que tienden a reducir los
errores, las omisiones y roses del personal en la tramitación de
información rutinaria o para las situaciones especiales deben
crearse procedimientos que indiquen :

¿Qué debe hacerse?

¿Quién debe hacerlo?

¿Quién es responsable de dicho sistema especial de
Comunicación?





3) Las normas de comunicación establecidas para cuestiones
Rutinarias o los procedimientos fijados para situaciones especiales
Pueden ilustrarse con gráficos de movimientos o bien describirse
Por escrito, cualquiera que sea el modo elegido, deben evitar los
Errores ocasionados por malentendidos.

4) todo mensaje tiene un propósito y un objetivo. la medida en que un
Mensaje logra su propósito es una indicación de su efectividad. No
Siempre se puede predecir entre los mensajes, cual de ellos será
Más efectivo.

Elección del modo de presentar un mensaje.

La forma en que se presenta un mensaje puede influir poderosamente en su efectividad.
Cuando su contenido se refiere a hechos reales, la opción entre la comunicación escrita u oral depende de la complejidad del material y del nivel cultural de sus destinatarios. Mientras mas simple y breve sea un mensaje, mejor se presentara a la comunicación oral, sin embargo una persona habituado a la lectura preferirá, por lo general, un mensaje escrita, porque le permitirá destinar el tiempo necesario para asimilarlo y releer los pasajes más difíciles.

Los mensajes destinados a ser persuasivos mas bien que comunicativos surten generalmente mayor efecto en la conversación personal, en especial tratándose de temas de alto contenido emocional. A los temas que no son de esta naturaleza, con frecuencia se les dedica mayor concentración mental cuando se expresan por escrito que cuando son verbales.

Por lo general los mensajes son mas persuasivos cuando se explican verbal o personalmente ante el destinatario, o cuando el exponente vincula su mensajes con los prejuicios, gustos, antipatías y predisposiciones de su auditorio. Si este tiene un alto nivel cultural, suele ser mas efectivo presentar los argumentos contrarios y refutarlos uno por uno. Cuando el nivel cultural es bajo, la presentación de los argumentos en pro y en contra crea indecisión y dudas.





Por lo común, mientras mayores sean la autoridad y el prestigio del exponente, mayor será la influencia que ejercerán sus opiniones. Un mensaje del presidente dará mejor resultado que el mismo mensaje transmitido por un subalterno.

Importancia de la comunicación

La poca comunicación en la administración causa una
Distribución desequilibrada de las tareas, creciente suspicacia y
Desconfianza entre el personal directivo, y el deterioro gradual del
Espíritu de cooperación, tan imprescindible en cualquier equipo
De trabajo. La buena comunicación, por lo contrario, rinde
Beneficios que se traducen en la aceleración de las operaciones, en
Un mejor estado de animo general y mayor entusiasmo y en la
Eliminación de costosos errores causados por la deficiente
Comunicación.

El primer paso que debe tomarse para mejorarla es precisar
Quienes integran el plantel directivo. A primera vista, parecería
Tarea extremadamente simple. Sin embargo, en muchos casos no
Se encuentra claramente definida la línea divisoria entre el
Personal directivo y el dirigido.
La situación es aun mas complicada en las empresas pequeñas,
Donde las tareas no siempre están claramente definidas ni
Individualizadas.

Un directivo, o integrante del plantel de la dirección, es aquel cuya
Tarea básica consiste en planificar y dirigir el trabajo de otros
Empleados. Los elementos de sus funciones están integrados por
Personas, hechos, planes e ideas. Es responsable de que se logren
O cumplan determinados objetivos. Para ello debe contar con
Cierta autoridad, cuyos límites ha de conocer a fin de que pueda
Ejercitarla inteligentemente.

Para lograr la cooperación de muchas personas.
Para obtener información de mucha gente.







Principios de la comunicación efectiva


1- Saber escuchar.

2- Mantener informado el personal.

3- Estimular una comunicación reciproca.

4- Dar participación a los subordinados en las decisiones.

5- Estar atento a las versiones circulantes.

6- Crear un clima de confianza y buena voluntad.


¿Como constituye la comunicación al control de la empresa?

a- El plan.

b- Ejecución del plan

1- oportunidad

2- Coordinación de la aplicación.

3- Provisión de medios físicos:

c- Autoridad en la ejecución.

d- Instrucción

e- Supervisión.

f- Verificación y evaluación de los resultados.

g- Ajuste de métodos para lograr los objetivos.




El control es el medio por el cual la planificación es llevada al terreno de los hechos.


1- Métodos de control:

a- Recompensa.

b- Castigo.

2- La comunicación interna y el control, problema de entendimiento
Mutuo.

3- La organización implica la delegación de responsabilidades y
Autoridad.


El funcionamiento de la comunicación reciproca

Un sistema de comunicación empresaria tiene dos funciones principales:
1)-la de permitir un intercambio de información y opiniones; y
2)- la de dar a cada integrante de la organización la sensación de que
Participa en los asuntos de la compañía.

Tales funciones están Interrelacionadas, ya que ninguna de las dos, de por si, podría granjear la lealtad del personal.

En cualquier problema de comunicación referente al intercambio de información surgen enseguida dos puntos: lo que ha de ser comunicado y como ha de comunicarse.